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Evento Corporativo

As festas de fim de ano estão chegando e agora começam as correrias, mas nada pode passar despercebidos, por isso separamos essas dicas super importante soara auxiliar você nesta jornada.

Defina seu orçamento

O ponto de partida não pode ser outro: antes de pensar nos detalhes, você precisa saber até quanto pode gastar. A verba disponível vai definir a escolha do espaço, da decoração e do buffet. Faça uma planilha para organizar todos os gastos. Lembre-se de conversar com o responsável pela contratação do seu serviço sobre o que deve ter no evento empresarial e qual a quantia de capital disponível. Saiba que você não pode fazer muita coisa com pouco dinheiro e, em caso de boas verbas, você pode sugerir itens que sejam interessantes.j

Escolha a data e o local

Estabelecido o valor a ser investido, o passo seguinte é pensar nas melhores datas e locais. Nesse momento, é importante levar alguns fatores em consideração. Procure evitar épocas de muito estresse para os funcionários. Os finais de mês, por exemplo, costumam ser mais desgastantes. Lembre-se também que eventos realizados em dias úteis, fora do horário de trabalho, podem comprometer a jornada do dia seguinte, já que os funcionários não terão um período de descaso completo. Para a escolha do local, além do espaço e da infraestrutura, a localização e espaço de estacionamento são pontos essenciais. É bom ter em mente que um planejamento com antecedência pode fazer toda a diferença. Se você deixar para a última hora, provavelmente encontrará poucas opções de data e local disponíveis.

Faça as contas

Essa dica vai poupar seu tempo e dinheiro: antes de orçar buffets e fechar pacotes, saiba o que você realmente precisa. Faça um levantamento do número de convidados e trace estimativas. Para ajudar nas contas, considere os cálculos abaixo.

 Comida:

  • 12 a 15 salgados por pessoa se houver apenas coquetel;
  • 5 a 8 salgados por pessoa se houver almoço ou jantar;
  • 150 gramas de massa por pessoa, se servida como acompanhamento, ou 200 gramas, se servida como prato principal;
  • 200 gramas de carne por pessoa.

Bebida:

  • Uma garrafa de vinho para cada duas pessoas;
  • Um litro de whisky para cada 10 pessoas;
  • Uma garrafa de cerveja por pessoa;
  • 400 ml de refrigerante por pessoa;
  • 200 ml de água mineral por pessoa.

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Comunique aos convidados

Evento planejado, serviços contratados. Agora só falta avisar aos convidados. Antes de investir em banners e cartazes, é interessante considerar outras alternativas. Peças afixadas em murais de aviso e corredores não são as maneiras mais eficientes de comunicar, além de serem bastante impessoais. As informações contidas ali não são lembradas e podem até mesmo passar despercebidas. Um mailing atualizado de toda a empresa pode ajudar bastante na divulgação. O e-mail empresarial é acessado por todos com certa frequência e um convite enviado por esse canal certamente vai ter alcance e eficiência muito maiores, além de não gerar nenhum custo adicional. Anexe ao e-mail o link para a página do evento, na qual cada convidado pode confirmar presença. Assim, você ainda poderá realizar o controle de entrada de cada participante do evento.

Obtenha feedbacks

Planejar e colocar um evento em prática é sua tarefa. Mas como saber se ela foi bem executada? O pós-evento é a hora de captar as impressões do público participante, bem como de quem contratou seus serviços e das demais pessoas que trabalharam com você. Quanto aos convidados, fica fácil mandar uma mensagem se você promoveu seu evento empresarial na internet e tem a lista de e-mail. Agradeça a presença e convide a pessoa a comentar algo que gostou, ou não, abrindo espaço para sugestões e críticas. Os convidados são o item mais importante de qualquer produção, portanto, obter este feedback é muito importante para manter a qualidade do seu trabalho. O mesmo vale para sua equipe e a empresa que o contratou: dialogue, pergunte tudo sobre o evento e esteja aberto a ouvir para crescer.